Procedura wewnętrznego zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów

Niniejsza Procedura została opracowana i przyjęta zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U 2024 poz. 928) i obowiązuje w Respekt Personal Group Sp. z o.o. (dalej również jako Respekt Personal)

Procedura zgłoszeń wewnętrznych została opracowana zgodnie z art. 25 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U 2024 poz. 928) i wprowadzona zgodnie z art. 24 ust 3 po konsultacji z:

a. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
b. przedstawicielami osób, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Respekt Personal.

Spółka jest obowiązana zapoznać pracownika z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy.

Niniejsza Procedura ma na celu wskazanie kanałów przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, sposobów ich przyjmowania i rozpatrywania. Określa ona także zastosowane przez Respekt Personal środki pozwalające na zapewnienie poufności osobom zgłaszającym naruszenia.

Procedurama zastosowanie w szczególności w przypadkach naruszenia zasad, wartości, procedur obowiązujących w Respekt Personal oraz przepisów prawa.

Celem przyjętego przez Respekt Personal dokumentu jest:

a. kompleksowa regulacja problematyki ujawniania przypadków naruszeń i ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
b. poprawa społecznego odbioru działań osób zgłaszających przypadki naruszeń (zaprzestanie oceny tego typu działań jako wątpliwego moralnie „donosicielstwa”),
c. ochrona osób zgłaszających przypadki naruszeń,
d. ochrona interesów oraz wizerunku Respekt Personal poprzez wczesne wykrycie i naprawę zgłoszonych przypadków naruszeń prawa oraz innych przyjętych przez podmiot zasad,
e. propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Zapisów Procedury nie stosuje się:

a. jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego - sygnalisty.
b. do sprawcy naruszenia prawa, jeżeli na podstawie przepisów prawa osoba ta korzysta ze zwolnienia z odpowiedzialności lub złagodzenia kary w związku ze swoim zachowaniem po popełnieniu naruszenia prawa, w szczególności dobrowolnym ujawnieniem naruszenia prawa lub współpracą z organami ścigania lub innymi właściwymi organami.
c. do zgłoszeń anonimowych.

W dokumencie przyjmuje się poniższe definicje:

a. działanie następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
b. działanie odwetowe - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
c. informacja o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
d. informacja zwrotna - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
e. kontekst związany z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
f. organ publiczny - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w Polityce;
g. osoba, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
h. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
i. osoba powiązana z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
j. podmiot prawny - należy przez to rozumieć podmiot prawny – Respekt Personal;
k. postępowanie prawne - należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
l. ujawnienie publiczne - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
m. zgłoszenie - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Polityce;
n. zgłoszenie wewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi rawnemu informacji o naruszeniu prawa;
o. zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
p. Zespół ds. przyjmowania zgłoszeń (dalej jako „Zespół”) – podmiot zewnętrzny – Kancelaria Doradcza Partner System, upoważniona do reprezentacji Respekt Personal w zakresie przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach i realizacji zadań w zakresach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, wyznaczona na podstawie Zarządzenia/ Uchwały podawanej do wiadomości publicznej.

Naruszenia ujawniane przez osobę dokonująca zgłoszenia, mogą dotyczyć:

a. sprzeniewierzenia majątku,
b. fałszowania dokumentów finansowych i księgowych,
c. wystąpienia powiązań korupcyjnych,
d. wystąpienia konfliktu interesów,
e. wykorzystywania lub ujawniania informacji poufnych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa,
f. podejmowania czynności narażających na utratę lub powodujących utratę reputacji,
g. zaniedbywania obowiązków skutkujących konsekwencjami materialnymi lub niematerialnymi
h. łagodzenia skutków prawnych i finansowych w przypadku wcześniejszego wykrycia naruszenia,
i. stałego podnoszenia poziomu lojalności pracowników oraz innych osób współpracujących z podmiotem,
j. zmniejszania ryzyka utraty reputacji podmiotu,
k. innych naruszeń niż naruszenia, o których mowa powyżej, w tym dotyczących obowiązujących w Respekt Personal regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych w tym:

a) naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników,
b) naruszenia praw człowieka ,stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
c) naruszenia praw w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
d) naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
e) działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.

Respekt Personal zapewniła następujące kanały do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych:

a. dedykowany adres poczty elektronicznej;
b. adres pocztowy;
c. dedykowany nr telefonu
d. spotkanie z Członkiem Zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach na żądanie Sygnalisty.

Przyjęte przez Respekt Personal wewnętrzne kanały zgłoszeń obsługiwane są tylko przez członków Zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń z zachowaniem poufności zgłoszeń i obiektywizmem wyjaśniania zgłoszonych nieprawidłowości.

Zgłoszenie o naruszeń może mieć charakter:

a. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
b. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

Uprawnionym przez Respekt Personal podmiotem do przyjmowania zgłoszeń jest: